Un acta es el documento donde se redactan los sucesos acordados en una reunión incluyendo las fechas decididas, para que sean cumplidos dichos acuerdos. Gracias a esta se tiene la seguridad de los temas acordados.
Las actas se elaboran con el fin de dejar una muestra física sobre hechos o acciones fundamentales, pueden servir como prueba. Su principal función es certificar la veracidad, existencia y validez de un hecho o afirmación.
El Libro de actas
Es el archivo donde se documentan y registran las actas firmadas, y luego son guardadas. Se registra la fecha exacta, la numeración indicada así como algunos datos estratégicos, esto permite que a la hora de buscarlas se encuentren con facilidad.
Pasos para la elaboración de un acta
- Nombre del país, ciudad y provincia.
- Órgano principal (nombre de la organización).
- Número del acta.
- Número de archivo o folio.
- Lugar y fecha.
- Tema establecido.
- Detalle del porqué o el la función del acta.
- Nombre de las personas implicadas.
- Cuerpo del acta.
- Anexo (depende de la naturaleza del acta).
- Constancia del acta (firma y sello del órgano o la comisión encargada).
- Pie de página.
Tipos de actas
Actas de Nacimiento
Es la constancia de que un nuevo ciudadano ha nacido en dicho país, se realiza principalmente en recién nacidos, y en algunas personas no declaradas. En esta se redacta el nombre completo del individuo, de los padres, fecha, lugar y domicilio.
Actas de Reconocimiento
Tipos de acta que se realizada con el fin de que el padre reconoce que un niño (que solo tenga el apellido de la madre) es su hijo, por la presente este acepta que el niño lleve su apellido y por consiguiente se hace responsable de el.
Actas de Emancipación
Es en la que un individuo decide ser el propio administrador de sus bienes, esta es realizada en presencia de un notario, los padres y con el consentimiento del individuo
Actas de Defunción
Es la constancia de que una persona ha muerto, donde se especifíca el nombre, fecha de nacimiento y se detallan las causas de muerte. En esta interviene el juez civil, que brinda la aprobación y validez del acta.
Actas de Matrimonio
Es la que declara que una pareja acepta de manera legal llevar una vida conyugal, para ser llevada a cabo es necesario contar con la presencia de un juez, testigos y los padrinos, es en presencia de la pareja donde todos los presentes deberán firmar dicha acta.
Actas de Divorcio
Especifica que la pareja ha decidido romper lazos de manera formal, entre los datos primordiales está el nombre de la pareja y la fecha en la que contrajeron matrimonio.
Actas de Policiales
En este tipo de acta se especifica un delito y los autores implicados en el hecho, incluyendo las evidencia que lo inculpan.
Actas de Notarial
Es la constancia realizada frente a un abogado notario, su función es de servir como prueba, contiene la firma del implicado y el sello y firma del notario. Pueden ser:
- Presencial: Es cuando el notario se encuentra presente.
- Remisión de documentación: El documento es enviado por cualquier medio.
- Notificación: Se realiza al momento en que se requiere comunicar alguna medida tomada y se requiere la presencia del notario.
- Depósito: Es en la que se deposita un documento, que anteriormente se ha verificado que sea legal.
- Notoriedad: Es el documento en que el notario da por verdadero un suceso del cual no conoce personalmente.
Actas Constitutiva
Es la que redacta de forma detallada los alcances, posibilidades, pertenencia y originalidad de una empresa o estructura, con o sin fines de lucro.
Actas Administrativa
Tipos de acta que declara que un trabajador cometió ya sea una falta, incumplimiento del contrato o violación al estatuto de la empresa, esta no necesita de un notario ya que ella misma sirve como evidencia concreta.
Estas pueden ser de 2 tipos:
- Registradas: Es aquella que se hace en presencia del CEO, del consejo administrativo o en presencia de otro tipo de sociedad.
- No Registradas: Hace referencia a las que tienen como función ser recuerdos, es común en reuniones.
Actas de Reunión
Es realizada principalmente en el ámbito empresarial, es la constancia de todos los temas tratados, los acuerdos realizados y la conclusión llegada durante una reunión. Se aplica en varios contextos.
Actas de Hechos
Es conocida también como reporte, se realiza con el fin de transmitir un hecho u opinión hacia el encargado o supervisor, donde se solicitan instrucciones para actuar u operar debidamente.
Actas de Trabajo
Este tipos de acta es realizada con el fin de supervisar, inspeccionar y evaluar al personal de una empresa, puede ser por promoción interna, por postulación a una vacante en alguna plaza. Estas se realizan el mismo día, y cuenta con la presencia de la dirección general y el secretario(a).
Actas de Renuncia
Es realizada cuando el empleado decide por voluntad propia renunciar al trabajo, esta es llevada a la dirección general para ser analizada y archivada.