La información externa es la información que entra en una empresa u organización, generada por diferentes vías externas, algunas veces solamente circulando en el medio en la espera de ser aprovechada por alguna entidad que sepa aprovecharla para la solución de problemas empresariales.
Esta información debe ser seleccionada ya que no siempre sirve para todas las empresas de un mismo sector o para todas sus dependencias ni en todo momentos, para esto debe ser estudiada antes de ser adquirida.
Para obtener, categorizar, evaluar y enviar todos estos datos será necesario diseñar un eficiente sistema compuesto por personas, herramientas y procesos. Dicho sistema de información facilitará a los responsables de la institución en planificar, realizar y dominar los propósitos marcados.
Tipos de información externa
Primarias
Son las que se encargan de obtener de forma explícita para un objetivo informativo o de investigación preciso. Para esto se requiere saber qué datos se quieren obtener, a quién hay que dirigirse, dónde hay que dirigirse para conseguir estos datos y de qué manera.
Distribuidores
Abarcan a los pedidos de venta, reclamaciones y demandas de los clientes, además de información relacionada a la competencia.
Proveedores
Engloban los datos sobre nuevos servicios y productos, además de ofertas.
Consumidores
Se refiere a los gustos, sondeos para un estudio de mercado, experiencias, satisfacción, entre otros.
Clientes
Sondeos para un estudio de mercado, quejas y consejos o sugerencias.
Secundarias
Consisten en todos los datos que ya han sido obtenidos, publicados o que están disponibles, y que tenía un propósito informativo diferente al que la compañía necesita o busca.
Por su bajo precio y accesibilidad es recomendable investigar entre estas informaciones antes que centrarse en las primarias; eso sí una vez obtenida debe ser analizada de forma minuciosa para impedir sesgos informativos y deducciones equivocadas.
Registro mercantil (fuente gubernamental)
El registro mercantil es la organización mediante la cual se matriculan los actos comerciales y los contratos. Consiste en una entidad de carácter público cuyas restricciones y alcances están establecidos por las leyes.
Esta organización de tipo administrativa facilita la divulgación del estado jurídico de los empresarios registrados. Lo usual es que quienes trabajan en el comercio deben informar de forma obligatoria algunos datos y que el registro mercantil publique la información para colaborar con la seguridad jurídica genérica.
Registro de la propiedad (fuente gubernamental)
El Registro de la Propiedad es una matriculación pública de tipo oficial en el que inscriben para entendimiento general de todos los ciudadanos, los derechos de propiedad sobre los bienes (casas, naves, fincas, edificaciones, entre otras), así como todos los otros derechos auténticos que estén sobre ellos (embargos, hipotecas, entre otros).
Información operativa
Consiste en el tipo de información que publica el desarrollo diario de una compañía, dirigida a los clientes, la administración pública, proveedores, entre otros.
Información estratégica
Su objetivo es conocer las informaciones de la competencia, las tendencias surgidas en el mercado, la evolución, las normas, entre otras.
Información de notoriedad
Da conocimientos a la compañía sobre como una marca que informa sus servicios y productos mejora la calidad de su imagen. Se hace a través del patrocinio, publicidad, entre otros.
Diferencias entre la información externa e interna
La esencial diferencia entre la información interna y la externa es que una está diseñada para llegar a los clientes y otra para el personal de la institución. Esto se considera una obviedad. Pero, hay una diferencia más grande: los diversos modelos que se usan para cada clase de comunicación.
Cada vez más, una campaña interna se distingue poco de una externa. La gama de formatos que se usaban, sobre todo en una información externa, hace mucho tiempo que emplean en el interior de una institución.
Un ejemplo notable de esto es la creación de videos informativos de toda clase: desde muestra de resultados o productos, datos sobre un procedimiento nuevo, previsión de amenazas laborales, entre otros.