La palabra carta procede del latín charta, que trata del papel que lleva un mensaje y que se suele introducir en un sobre que protege su contenido.
La carta también puede ser esa información que se prepara claramente con los datos de referencia para su posterior envío por correo electrónico o fax. Estas cartas son enviadas por una persona, grupo o empresas con la finalidad de transmitir un determinado mensaje.
Quier escribe la carta se le llama emisor o remitente, aquella que la recibe se le conoce como receptor o destinatario.
En pocas palabras una carta es un medio de comunicación escrito donde un emisor y un receptor establecen un comunicación.
Tipos de cartas
Cartas comerciales
Son cartas muy formales, que por lo general son las realizadas a nivel empresarial. Estas son escritas a impresora o máquina, también pueden ser enviadas por fax o por correo electrónico o email.
Estas cartas también se le conocen como cartas formales laborales, las cuales son realizadas para diversas causas como es para solicitar empleo.
Estas cartas van dirigidas a una persona en específico o a un cargo o departamento. La misma debe estar redactada con la mayor profesionalidad posible, de forma clara y con lenguaje moderado.
Este tipo de cartas se utilizan para pedidos, remesas, ventas, invitaciones, solicitudes, ofrecimiento de productos, determinación de estrategias de venta, comercio internacional.
Debe ser clara, completa, breve, correcta, amable, formal, respetuosa, hacer uso adecuado de palabras, expresiones, redacción, estilo, llevar un párrafo por cada idea.
Es importante que los datos que se informan queden archivados con las fechas para que queden como comprobantes.
Cartas formales académicas
Se trata de las cartas que están dirigidas a los trabajadores y directivos de una universidad, colegio, instituto, etc., como es al rector u otra persona que tenga un cargo en la institución.
A través de estas cartas la persona da a conocer sus peticiones, candidaturas, sugerencias o dudas al encargado del departamento.
Carta de agradecimiento
Es un tipo de correspondencia formal, que generalmente se usa para agradecer tras el tiempo concedido en una entrevista laboral para profesionales, esta ayuda a evidenciar la motivación y seriedad del candidato.
Estas cartas contienen las impresiones positivas de la entrevista, el entusiasmo del candidato por el trabajo y un recuento de la experiencia y formación que se tiene para el cargo a ocupar.
Refiere al documento que es enviado a una persona o grupo de persona con el objetivo de agradecerle por alguna ayuda brindada. Esta se realiza como medio de gratitud y cortesía, donde se explica claramente las razones del porque del agradecimiento. Estas cartas muchas veces suelen incluir comentarios que no se han dicho a las personas.
Carta de felicitación
Son las cartas más populares hoy día, las cuales son realizadas con el objetivo de felicitar a una persona.
En sí se trata de cartas que suelen mejorar las relaciones sociales, las cuales son enviadas cuando las amigos, empleados, profesores, familiares, directivos, clientes etc., festejan algún motivo importante para ellos, como es el día de su cumpleaños.
Carta social.
Es un tipo de carta informal que se da a través de amigos o familiares con contenido libre y sin necesidad de encabezamientos, más que los comúnmente encontrados en todo tipo de cartas de bienvenida, felicitación, invitación, disculpa, etc.
Estos encabezamientos por lo general presentan el nombre de la persona a la cual va dirigido precedido de Sr. o Sra., (se usan frases menos formales como querido o solamente el nombre para las cartas sociales), dirección, saludo, cuerpo o contenido en párrafos, despedida, firma de quien la envía.
Memorando.
Sintetiza o recapitula hechos o razones importantes que merecen ser tomadas en cuenta dentro de una empresa, su característica es la brevedad. Debe llevar los elementos que representan a la empresa como la razón social y tiene el nombre “memorando” en la parte superior central con letra mayúscula.
El encabezado debe comprender a quién va dirigido, quien lo envía, asunto o referencia y fecha. Debe emplear las normas formales como sangría, espaciado, interlineado.
Tiene un estilo personalizado ya que debe ser dirigido de persona a persona generalmente para brindar instrucciones, comunicar normas, acuerdos, procedimientos, procesos guías, nombramientos, licencias, etc. No debe llevar saludo ni despedida.
Cartas de presentación
Como indica su nombre, se trata de las cartas que se redactan a la hora de la persona presentarse a si mismo con el objetivo de que la integren en algún trabajo o temática.
En estos tipos de cartas se suelen incluir todos los datos personales de la persona, así como también sus cualidades, su formación académica, sus aptitudes, y demás informaciones que puedan aumentar el perfil de la persona para activar el interés por parte de la empresa.
Cartas de invitación
Son las cartas que se realizan cuando se pretenden organizar un evento y se quiere informar e invitar a cierto número de personas al mismo, dejando atrás la opción informal del uso del teléfono.
En estas cartas se informa sobre la actividad y se especifica el día, la hora y el lugar donde se llevará el mismo.
Carta de recomendación
Estas cartas suelen ser exigidas a ciertos interesados que quieran optar por un puesto de trabajo en una empresa, donde el empleador busca recomendaciones dadas del anterior trabajo del interesado, para confirmar las capacidades del mismo.
A través de estas cartas se logra remarcar la competitividad de la persona en su trabajo anterior.
Carta de disculpa
Son las cartas que generalmente se envían a clientes, empleados o cualquier otra persona descontenta con el objetivo de pedirles disculpas por un error o una falta que se haya cometido.
En esta carta se llegan a escribir los motivos del porque se están dando las disculpas, y a la vez suele expresar el compromiso establecido por la persona para no volver a cometer dicho error.
Cartas de condolencia
Son cartas muy tristes que en algún momento de la vida tiene que mandar la persona con el objetivo de dar un pésame a otro que esté a largas distancias.
Carta de solicitud
Refiere al tipo de carta que suelen redactar los consumidores cuando quieren saber más sobre un determinado servicio, producto o bien. En este tipo de carta los datos a escribir deben ser bien claros y precisos.
Cartas de despido
Se trata de las cartas que se suelen utilizar para dar a conocer al empleado que por razones X no seguirá laborando para la empresa, o sea que se informa que está despedido. En esta se ha de redactar claramente las razones del despido.
Cartas de reclamación
Son cartas realizadas en protesta por haber recibido algún servicio, producto o bien que no responde acorde con lo establecido cuando este fue adquirido. A través de estas se da a conocer lo descontento que está la persona al recibir algo que no era lo que esperaba y al igual exige su satisfacción con respecto al tema.
Circular.
Son las cartas o avisos que se envían a un grupo de personas para comunicar algún asunto de forma equivalente, también se usa cuando una autoridad se dirige a sus subalternos en la escala jerárquica.
Se tratan asuntos oficiales o mercantiles, se dan a conocer por diversos procedimientos de impresión y distribución de acuerdo a la importancia del asunto y el número de personas a que va dirigida. Lleva fecha, a quién va dirigido, texto central breve y nombre de quien la envía con su respectivo cargo.
Acta.
Es un documento generalmente escrita por un secretario de acuerdo a un plan establecido para el desenvolvimiento de una asamblea o junta, en donde se escriben los detalles de lo sucedido y los nombres de los asistentes con sus respectivas firmas.
Sus partes son:
- introducción,
- apertura,
- asistentes,
- informes,
- proposiciones,
- nombramiento de comisión,
- acuerdos, clausura.